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Mitos y realidades de la multitarea

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Estás escribiendo un informe de trabajo, mientras escuchas un audio que te ha mandado alguien. Lo pones en pausa para hacer una llamada. Continúas escribiendo, y mientras lo haces, recibes un correo que te avisa de que tienes una cita esta tarde. Entras a leer el e-mail, y sin saber muy bien cómo, acabas consultando tu perfil en Facebook. Te acuerdas de que tienes que actualizarlo, y de que tienes el blog abandonado. Abres el procesador de textos para escribir un post, y te encuentras el informe en el que estabas trabajando hace un rato. ¡Ya te habías olvidado de él!

¿Te suena familiar? En nuestro estilo de vida actual, es frecuente que tengamos que hacer frente a numerosas tareas simultáneamente. Las tecnologías de la información nos facilitan acceder a muchos aspectos de nuestra vida cotidiana, haciendo más fácil estar en contacto con amigos y familiares, y también conectar con tareas del trabajo, urgencias y demandas que surjan en el mismo instante, sin necesidad de tener que estar en nuestro puesto de trabajo.

Esta inmediatez es beneficiosa en algunas circunstancias, pero también puede tener sus perjuicios. Durante un tiempo, hemos escuchado hablar sobre los beneficios de lo que se conoce como multitasking, es decir, ser “multitarea” y poder realizar múltiples tareas al mismo tiempo, como una virtud que se ha relacionado con la eficiencia y la productividad laboral.

Pero, ¿es esto cierto? ¿Son las personas que realizan muchas tareas a la vez más productivas y eficientes que otras? La investigaciones más recientes sugieren todo lo contrario. Cuando se han comparado grupos de personas que realizan tareas de forma simultánea con aquellos que no lo hacen, se han observado diferencias muy llamativas: por ejemplo, quienes son multitarea mostraron menores puntuaciones en su cociente intelectual que aquellos que priorizan unas actividades sobre otras. Además, se ha observado que quienes practican la multitarea pierden entre un 20 y un 40% más de tiempo que quienes se dedican a una sola tarea.

¿Cómo es esto posible? En primer lugar, quienes realizan varias tareas a la vez sufren más distracciones, teniendo muchas entradas y salidas de la tarea, por lo que ocupan más tiempo, y además, cometen más errores producidos por la interferencia de otras tareas o por las propias distracciones.

Entonces, ¿es imposible la multitarea? ¿Está preparado nuestro cerebro para ejecutar varias actividades a la vez? La respuesta es que depende del tipo de tarea. Es posible hacer dos tareas a la vez si al menos una de ellas es automática, y no requiere atención para desempeñarla; por ejemplo si estamos caminando y escuchando a quien nos habla a la vez. Por otro lado, también es posible realizar dos tareas a la vez si las dos tareas se procesan en dos áreas diferentes del cerebro: por ejemplo, podemos leer y escuchar música instrumental, porque la comprensión lectora no interfiere con el procesamiento de la música. Sin embargo, si escuchamos música con letra, sí se producen interferencias y podemos desconectar de lo que estamos leyendo mientras escuchamos.

El cerebro, además, segrega dopamina cada vez que finalizamos una tarea. Es una recompensa que nos ofrece y que nos estimula a orientarnos a más objetivos. Sin embargo, la actualización constante de tareas, como hemos comentado al principio (ver redes sociales, llamadas, correos electrónicos) puede bombardear nuestro cerebro con dopamina y acabar por entrar en un círculo vicioso, en el cual, actualizamos la información y vamos saltando de una tarea a otra sin focalizarnos en nada en concreto. Cuando entramos en este bucle, nuestra capacidad cognitiva se merma, disminuye nuestra productividad y nos sentimos embotados. También podemos experimentar ansiedad, ya que no estamos completando ninguno de los objetivos que nos habíamos planteando, y las demandas siguen acumulándose.

Esta es otra de las consecuencias más perniciosas de la multitarea, y es el estrés que puede generar saltar de una tarea a otra sin finalizar ninguna. Es lo que actualmente se denomina estrés tecnológico o tecnoestrés. Este tipo de estrés puede ser más acentuado en función de las condiciones laborales de cada persona: un empleado de banca, por ejemplo, tiene más posibilidades de tener que ocuparse de muchas tareas a la vez, y sufrir estrés derivado de llamadas y peticiones simultáneas, que una persona que se dedica a un oficio donde las tareas funcionan en serie, y una no empieza hasta que termina la otra.

En cualquier caso, más allá de variables del contexto, hay una serie de hábitos y habilidades que podemos aprender para limitar el estrés que nos puede generar la multitarea, y además, mejorar nuestra eficiencia:

Jerarquiza las tareas: hay herramientas, como las matrices de gestión del tiempo, que pueden ayudarte a priorizar y saber qué tareas son más prioritarias que otras. Encárgate de las más relevantes, y no empieces la siguiente hasta que termineS la anterior.

Limita las distracciones: pon el teléfono en modo avión cuando no lo necesites, y busca espacios estratégicos en descansos y tiempos muertos para leer el correo. Delega las tareas que puedas, no intentes encargarte de todo o abarcar todos los frentes, o te sobrecargarás y tu productividad bajará.

No tienes que estar disponible las 24 horas: aunque las tecnologías lo hagan posible, no significa que debas estar ‘conectado’ a necesidades del trabajo todo el tiempo. Si percibes que no avanzas en una tarea y te sientes saturado, déjalo y retómala en otro momento. Avanzarás mucho más rápido, aunque le dediques menos tiempo.

Incluye momentos de descanso: cambiar de zona de trabajo, por ejemplo, puede ayudarte a romper el bucle de la multitarea, y ocuparte de tareas específicas en cada lugar. El descanso es parte del trabajo, y de él depende en gran medida tu eficacia.

Elige tus batallas: organiza tu escritorio y evita el caos en la medida de lo posible. Si estás navegando, no abras más pestañas de las que vas a leer ni te enfrasques en más actividades de las que realmente vas a poder completar.

Entrena tu atención: hay actividades como la meditación o el yoga, que pueden ayudarte a mantener la atención de forma sostenida, evitando que se fragmente y vaya saltando de una tarea a otra, además de ser beneficiosas para reducir el estrés y la ansiedad.

Y para terminar, un dato curioso: las investigaciones actuales están planteándose si es posible que nuestro cerebro cambie su forma de procesar la información, fruto de nuestro estilo de vida. ¿Sería posible por ejemplo, que las nuevas generaciones sí sean capaces de realizar varias tareas a la vez? Pronto lo descubriremos.